Ambtenaren leren massaal over privacy via online spelconcept.
De gemeente is gehackt! Gevoelige informatie van burgers, externe partijen en de eigen gemeentelijke organisatie ligt op straat. De burgemeester roept alle ambtenaren op om de hacker zo snel mogelijk op te sporen en de privacygevoelige data veilig te stellen.
Met deze situatie werden medewerkers van de gemeente De Bilt en de gemeente Bunnik geconfronteerd. Gelukkig was er geen sprake van een echt datalek, maar werd de situatie nagebootst binnen de online AVG & Cyber Escaperoom van Brooklyn Partners. Het doel? Medewerkers bewust maken van het belang van privacybescherming. Het werd een groot succes.
Lees ook het artikel van de VNG over de ervaring van de Gemeente Utrechtse Heuvelrug.
Koudwatervrees
In De Bilt staat privacy en informatiebeveiliging hoog op de agenda en de organisatie streeft ernaar om een voorbeeld te zijn voor andere gemeenten. Juridisch controller Jitske Schafraad: ‘Onze inwoners komen goed op voor hun rechten, ook op het gebied van privacy. Het is aan ons om te zorgen dat ongerustheid van bewoners over de bescherming van hun persoonsgegevens niet meer nodig zijn.’ Potentiële risico’s op datalekken liggen volgens Schafraad vooral bij processen als vergunningverlening en bezwaren. ‘Bij deze procedures spelen persoonsgegevens een cruciale rol. Medewerkers vragen zich af welke informatie publiek bekend mag zijn en of mensen ook anoniem bezwaar kunnen maken.’
Ondanks de vragen die leven bij ambtenaren, is het niet vanzelfsprekend dat ze uit zichzelf met het onderwerp aan de slag gaan. ‘Veel collega’s hebben een beetje koudwatervrees als het om privacy en informatiebeveiliging gaat’, vertelt Schafraad. ‘De materie is nieuw voor ze en ze moeten een drempel over om zich er daadwerkelijke in te verdiepen. Met de AVG & Cyber Escaperoom hebben we ze een aantrekkelijke mogelijkheid kunnen bieden om die eerste stap te zetten.’
“We zochten naar een speelse en eigentijdse manier om het bewustzijn rond privacy en avg gerelateerde zaken binnen de organisatie te vergroten. Dat ontwikkel je niet zomaar even naast je werk.”
Dorien Kruikemeijer – Juridisch beleidsmedewerker Gemeente Bunnik
Enthousiaste reacties
Ook in Bunnik koos de gemeente er bewust voor om de AVG & Cyber Escaperoom in te zetten. ‘We zochten naar een speelse en eigentijdse manier om het bewustzijn rond privacy en AVG gerelateerde zaken binnen de organisatie te vergroten. De theoretische kennis kunnen we zelf aanbieden, maar er zijn ook andere leervormen en ervaringen nodig. Dat ontwikkel je niet zomaar even naast je werk, daarom hebben we Brooklyn Partners ingeschakeld.’ vertelt juridisch beleidsmedewerker Dorien Kruikemeijer.
De keuze voor de AVG & Cyber Escaperoom van Brooklyn Partners was snel gemaakt. Niet veel later gingen teams van vier à vijf gemeenteambtenaren in de online spelomgeving aan de slag om de hacker te ontmantelen. Tijdens hun missie werden zij uitgedaagd met puzzels en privacyvraagstukken. Het leverde Kruikemeijer veel enthousiaste reacties op: ‘Iedereen heeft veel plezier beleefd aan het spelen van de escaperoom. Ook de burgemeester en de rest van het bestuur vond het een erg leuke ervaring. Bovendien komt het de samenwerking in onze organisatie ten goede.’
In de Bilt ontstond er een ware competitie tussen teams die de escaperoom als snelste wilden uitspelen. ‘De medewerkers vonden het echt hartstikke leuk om mee te doen. Ze waren ook zeer fanatiek en wilden continu weten welke teams in de top 3 stonden’, vertelt Schafraad. Het bestaan van de escaperoom zoemde dan ook snel rond binnen de gemeentelijke organisatie. ‘Via mond op mond reclame maakten collega’s elkaar enthousiast om mee te doen.’
Schafraad heeft wel een idee waarom de AVG & Cyber Escaperoom zo goed ontvangen werd door collega’s: ‘Het spelconcept activeert mensen om zelf kritisch na te denken. Het is echt een nieuwe manier van leren. Ook kreeg ik van mensen terug dat de inhoudelijke lessen goed blijven hangen; dat mensen na afloop weten hoe ze moeten handelen en bij wie ze terecht kunnen als ze vragen hebben. Het helpt daarbij dat de escaperoom niet juridisch, maar juist heel praktisch ingestoken is.’
Bewustwording op maat
In Bunnik maakte de gemeente gebruik van de optie om de escaperoom inhoudelijk aan te laten sluiten op op veel voorkomende situaties die spelen binnen de organisatie en algemene basiskennis over AVG. Om de precieze inhoud te bepalen nam Kruikemeijer samen met een aantal collega’s deel aan een speciaal daarvoor georganiseerde workshop. Ook koos de organisatie ervoor om de Escaperoom door Brooklyn Partners te laten begeleiden. Kruikemeijer: ‘De medewerkers vanuit Brooklyn Partners namen alle technische zaken uit handen en konden inhoudelijk toelichting geven als deelnemers daar behoefte aan hadden. Dat was echt een uitkomst.’
Beide gemeenten kijken met een goed gevoel terug op de inzet van de AVG & Cyber Escaperoom. Kruikemeijer: ‘De deelnemers in Bunnik hebben een impuls gekregen om aan de AVG te voldoen, dus ik ben erg tevreden.’ Ook Schafraad is positief. In het verleden maakte gemeente De Bilt nog gebruik van e-learnings om het veilig omgaan met gevoelige data onder de aandacht te brengen bij collega’s. Op de vraag welk instrument volgens Schafraad meer effect teweeg brengt reageert ze heel helder: ‘De escaperoom. Zonder twijfel.’
Escaperoom van Brooklyn Partners
Veel gemeenten zetten met de Escaperoom een eerste grote stap met het onder de aandacht brengen van privacy en, daar direct aan verbonden, informatiebeveiliging. Vaak hebben organisaties al een promotiecampagne rondom privacy gedaan en hebben medewerkers al een e-learning gevolgd. Toch kennen medewerkers de relatief nieuwe functie van privacy officer en functionaris gegevensbescherming vaak niet. En ze weten niet hoe ze vraagstukken rondom privacy moeten aanpakken. Door in teams actief te experimenteren met de materie, leren medewerkers veel meer dan via traditionele kanalen als e-learning en posters. De concepten van Brooklyn Partners, waarin medewerkers zelf aan de slag gaan in een serious game, zijn gebaseerd op Kolb’s Experiential Learning Cycle.
